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2025-10-17 17:44:24 +08:00

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财务Excel数据处理程序 - 使用说明

概述

本程序用于处理财务Excel数据,自动提取收款信息并生成会计分录表。

前置要求

运行环境

Python版本: Python 3.x
操作系统: Windows / Linux / macOS

依赖库安装

本程序依赖以下Python第三方包:

1. openpyxl

用途: Excel文件读写操作

安装命令:

pip install openpyxl --break-system-packages

或使用虚拟环境(推荐):

# 创建虚拟环境
python3 -m venv venv

# 激活虚拟环境
# Linux/Mac:
source venv/bin/activate
# Windows:
venv\Scripts\activate

# 安装依赖
pip install openpyxl

版本要求: 建议使用最新稳定版本

验证安装

安装完成后,可以通过以下命令验证:

python3 -c "import openpyxl; print(openpyxl.__version__)"

如果输出版本号(例如: 3.1.2),则说明安装成功。

功能说明

1. 数据提取 (`process_excel.py`)

从Excel文件中提取财务数据并输出为JSON格式。

输入文件: data/data.xlsx (Sheet1)

输出文件: res.json

提取字段:

ReceivedAmount: 实收金额 (F列)
HandlingFee: 手续费 (G列，空值记为0)
Order: 订单列表
- OrderNum: 订单号 (H列，可以为空)
- Amount: 金额 (I列，必需)
- AccountName: 账户名称 (O列)
checkRes: 验证结果 (实收金额+手续费 = 订单金额之和)

运行命令:

python3 process_excel.py

输出示例:

[
  {
    "ReceivedAmount": 12125,
    "HandlingFee": 25,
    "Order": [
      {
        "OrderNum": "XLRQD300T25",
        "Amount": 550,
        "AccountName": "24台湾长荣航运"
      }
    ],
    "checkRes": true
  }
]

2. 会计分录生成 (`generate_accounting_entries.py`)

根据res.json生成标准会计分录表。

输入文件: res.json

输出文件: AccountingEntries.xlsx

运行命令:

python3 generate_accounting_entries.py

会计分录规则

基本规则

每笔到账金额产生以下分录:

到账金额 - 借方 (每笔记录1条)
- 科目代码: 1002.02
- 科目名称: 银行存款 - 中行USD
- 摘要: 美金收款-{OrderNum} (如果OrderNum为空,则为 美金收款)
- 币别: 美元
- 原币金额: ReceivedAmount
- 金额: ReceivedAmount × 汇率
手续费 - 借方 (如果手续费>0)
- 科目代码: 5603.03
- 科目名称: 财务费用-手续费
- 摘要: 美金收款-{OrderNum} (如果OrderNum为空,则为 美金收款)
- 币别: 人民币
- 金额: HandlingFee × 汇率
订单明细 - 贷方 (每个Order记录1条)
- 科目代码: 1122
- 科目名称: 应收账款
- 应收账款: Order.Amount (显示在"应收账款"列)
- 摘要: 美金收款-{OrderNum} (如果OrderNum为空,则为 美金收款)
- 币别: 美元
- 原币金额: Order.Amount
- 金额: Order.Amount × 汇率

特殊规则

摘要处理:
- OrderNum有值时: 摘要为 美金收款-{OrderNum}
- OrderNum为空时: 摘要固定为 美金收款
金额验证: checkRes为false的记录,所有相关分录行标记为粉红色背景(#FAD1D4)
单元格合并: 同一笔到账金额的所有分录,"到账金额"和"手续费"列会合并显示
空值处理:
- 订单金额为空的订单会被跳过,不生成贷方分录
- 订单号(OrderNum)可以为空,允许记录

汇率配置

程序支持两种方式设置汇率:

方法一: 使用汇率文件 (推荐)

在程序目录下创建 exchange_rate.txt 文件,文件中只包含汇率数值。

操作步骤:

# 创建汇率文件
echo "7.25" > exchange_rate.txt

# 运行程序,会自动读取该文件中的汇率
python3 generate_accounting_entries.py

输出示例:

从 exchange_rate.txt 读取汇率: 7.25
使用汇率: 7.25

注意事项:

汇率值必须是有效数字
汇率范围: 0.1 ~ 100 (超出范围会使用默认汇率)
文件格式错误会自动使用默认汇率

方法二: 修改程序默认值

编辑 generate_accounting_entries.py 文件第13行:

DEFAULT_EXCHANGE_RATE = 7.1072  # 修改此默认值

默认汇率: 7.1072

优先级: 汇率文件 > 程序默认值

文件说明

文件名	说明
`data/data.xlsx`	原始财务数据Excel文件
`process_excel.py`	Excel数据提取程序
`res.json`	提取的财务数据(JSON格式)
`generate_accounting_entries.py`	会计分录生成程序
`AccountingEntries.xlsx`	生成的会计分录表
`exchange_rate.txt`	汇率配置文件(可选)
`analyze_excel.py`	Excel结构分析工具(可选)

使用流程

标准流程

准备数据
```
# 确保 data/data.xlsx 文件存在
```

提取数据

python3 process_excel.py
# 输出: res.json

生成会计分录

python3 generate_accounting_entries.py
# 输出: AccountingEntries.xlsx

检查结果
- 打开 AccountingEntries.xlsx
- 粉红色背景的行表示金额不匹配,需要核对

数据验证

checkRes字段说明

true: 实收金额 + 手续费 = 订单金额之和 (误差<0.01)
false: 金额不匹配,需要人工核对

识别问题记录

在 AccountingEntries.xlsx 中:

粉红色背景(#FAD1D4)的行表示该笔记录金额不匹配
建议优先核对这些记录

常见问题

Q1: 如何处理合并单元格?

程序自动处理F列的合并单元格:

合并单元格: 该区域内所有行属于同一笔记录
非合并单元格: 每行单独处理

Q2: 手续费为空怎么办?

程序自动将空值记为0。

Q3: 订单号(OrderNum)为空怎么办?

订单号为空是允许的,程序会记录该订单。生成的会计分录摘要会显示为 美金收款(而不是 美金收款-{OrderNum})。

Q4: 订单金额为空怎么办?

金额为空的订单会被跳过,不生成贷方分录。

Q5: 如何修改汇率?

推荐方法: 创建 exchange_rate.txt 文件,输入汇率值即可。

echo "7.25" > exchange_rate.txt

备选方法: 编辑 generate_accounting_entries.py 第13行的 DEFAULT_EXCHANGE_RATE 值。

Q6: Excel列对应关系

字段	Excel列	说明
ReceivedAmount	F	实收金额
HandlingFee	G	手续费
OrderNum	H	订单号
Amount	I	解款金额
AccountName	O	金蝶名称

输出示例

res.json 示例

[
  {
    "ReceivedAmount": 9455,
    "HandlingFee": 25,
    "Order": [
      {
        "OrderNum": "XLRQD063M25",
        "Amount": 9480,
        "AccountName": "20 Transsea"
      }
    ],
    "checkRes": true
  }
]

AccountingEntries.xlsx 结构

到账金额	手续费	订单号	应收账款	金蝶名称	摘要	借/贷	科目代码	科目名称	核算项目	币别	汇率	原币金额	金额
9455	25	XLRQD063M25		20 Transsea	美金收款-XLRQD063M25	借	1002.02	银行存款 - 中行USD	20 Transsea	美元	7.1072	9455	67,188.54
(合并)	(合并)	XLRQD063M25			美金收款-XLRQD063M25	借	5603.03	财务费用-手续费		人民币			177.68
(合并)	(合并)	XLRQD063M25	9480	20 Transsea	美金收款-XLRQD063M25	贷	1122	应收账款	20 Transsea	美元	7.1072	9480	67,366.22

注意事项

数据起始行: 程序从第2行开始读取(第1行为表头)
汇率固定: 默认使用固定汇率7.1072,不会从Excel读取
金额精度: 计算结果保留2位小数
合并单元格: "到账金额"和"手续费"列会自动合并
背景标记: checkRes=false的记录用粉红色标记
文件编码: 所有文件使用UTF-8编码

更新记录

v1.3 - 2025-10-17
- 支持OrderNum为空的订单记录
- 修改数据提取逻辑: 允许OrderNum为空,只跳过Amount为空的订单
- 优化摘要生成: OrderNum为空时摘要显示为 美金收款
- 确保所有数据行都被正确记录和处理
v1.2 - 2025-10-17
- 新增汇率文件支持: 可通过 exchange_rate.txt 设置汇率
- 智能汇率验证: 自动检测异常汇率并回退到默认值
- 改进错误处理: 汇率文件异常时提供详细提示信息
v1.1 - 2025-01-17
- 优化会计分录规则: 移除"到账金额-贷方"记录
- 每个Order记录都生成对应的贷方分录
- Order生成的贷方记录在"应收账款"列显示Amount金额
- 简化单订单处理逻辑
v1.0 - 2025-01-17
- Excel数据提取
- 会计分录生成
- 合并单元格支持
- 金额验证功能
- 背景色标记

联系支持

如遇问题或需要帮助,请检查:

Excel文件格式是否正确
列映射是否匹配
Python依赖是否已安装
汇率设置是否正确

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